Bien que disponible depuis déjà une quinzaine d'années, les événements Live streaming ont connu un véritable boom depuis la crise sanitaire. Cette pratique s’est fortement ancrée dans nos habitudes, aussi bien sur le plan professionnel que personnel. Ainsi, digitaliser ses événements professionnels en les diffusant en Live, que ce soit de simples réunions, des assemblées générales, des conférences, des formations, des séminaires ... est devenu pendant, les confinements, le seul recours pour les maintenir.

Cependant, un événement physique ne devient pas un live en appuyant sur un simple bouton. La tâche peut sembler inaccessible de prime abord tant elle semble mobiliser de moyens et de technique. Un Live réussi se veut captivant et de bonne qualité (image, son, rythme…),  c’est pourquoi nous vous livrons les bonnes pratiques et des astuces pour votre événement Live. 

 

1. Les lieux 

La première étape dans la réalisation d’un live est de trouver le lieu adéquat pour le tournage de votre Live. Le choix du lieu n’est pas à négliger car c’est ce qui va conditionner la réussite de votre Live sur le plan visuel. L’espace dans lequel va être réalisé le live va être le miroir de votre image de marque et confère une certaine ambiance à votre événement. A vous ainsi de déterminer quel ton vous souhaitez adopter pour votre événement et choisir un lieu adapté en conséquence. 

De même, il est important d'anticiper la taille du lieu et l’espace nécessaire en fonction du type d'événement et le nombre de participants présents à l’écran. Pour cela, il existe un repère simple, il suffit de compter environ 10 m² par personne devant la caméra, 20 m² pour deux personnes, 30 m² pour trois personnes etc. N’oubliez pas de prendre en compte également la disposition des équipements, tels que lumières, caméras et micros.

Pour la qualité du son, les lieux bien insonorisés sont préférables. Les pièces en sous-sol sont généralement les bienvenues pour ce type de prestation. Pourquoi ? Les pièces en sous-sol permettent d’avoir l’environnement contrôlé au niveau de son et lumière. Si vous ne disposez pas d’un sous-sol, ce n’est pas un problème ! Il faut seulement choisir un lieux dans lequel la lumière peut être maîtrisée - avec des volets, stores notamment - car la lumière change au cours de la journée. Chez Clapnclip, nouvelle filiale d’Ooshot, par exemple, nous utilisons des spots avec diffuseurs afin d’adoucir la lumière quand cela est nécessaire. 
 

2. La scénographie

Une fois le lieu choisi, il est important de réfléchir à l’agencement des lieux, sachant que la configuration ne sera pas la même pour un événement en présentiel et pour un événement en Live. Il donc bien important d’anticiper tout cela.

Pensez par exemple au recul des caméras en essayant d’avoir une profondeur d’espace derrière les participants afin d’avoir du relief à l’écran. De même, dans le respect des mesures de distanciation sociale, n’oubliez pas d'anticiper les 1 mètres règlementaires entre chaque personne ! Enfin, la disposition du plateau avec les fauteuils et canapés est importante. Privilégiez également des tabourets de bar et des manges debout pour vos webinaires et formations plutôt que des fauteuils bas peu élégants ou des chaises et tables classiques qui donnent un côté très institutionnel à votre événement. 

En ce qui concerne l'arrière-plan de votre plateau, la simplicité et la sobriété sont les maîtres mots, ne cherchez pas à en faire plus avec des kakémonos ou tout autre décoration. Le Live étant déjà bien contextualisé puisque les participants savent qui organise l’événement, ce n’est pas nécessaire d’en rajouter.
 

3. Le contenu

Une fois le lieu choisi, il est important de définir un déroulé minuté de votre événement live en avance (qui prend la parole, à quel moment ?). En ayant en tête le nombre d’intervenants et de participants, il s’agit notamment de réfléchir à l'enchaînement des scènes, des prises de paroles et prévoir ou non des temps morts.

Un superviseur peut vous assister pour la gestion des échanges et distribuer la parole. Il est ainsi important d’avoir un temps de parole bien réparti afin d’instaurer un rythme et une dynamique dans les échanges. Pensez également à intégrer une présentation avec des slides, des images et des vidéos afin de donner un fil conducteur à votre événement tout en le rendant plus captivant.

Enfin, n’hésitez pas à réaliser une série de tests (filage) afin de vous assurer du bon déroulement de votre événement live. 
 

4. L’engagement et l'animation 

Les organisateurs doivent se poser la question de l’implication du public à distance. Est ce qu’on leur donnera la parole, est ce qu’ils apparaîtront à l’écran ? Si oui alors il est fortement conseillé de faire des essais techniques au préalable pour les assister dans la position de leur webcam, l’éclairage de leur visage, l’usage d’un micro ou d’un kit piéton, mais aussi pour vérifier leur connexion internet dans les conditions les plus proches possibles de leur intervention en direct. 

Pour captiver votre audience, à distance la première difficulté est de conserver l’attention du public qui n’est qu’à un clic de se distraire autrement. C’est pourquoi l’accent est mis sur l’animation du Live. Commencez par demander à vos participants d’activer leur caméra. Pour être captivant, n’hésitez pas à mobiliser des outils d’interactivité comme des quizz ou des sondages afin de susciter l’engagement du plus grand nombre.
 

5. Le son (interférence)

La qualité du son est le parent pauvre de la plupart des visioconférences pourtant il est encore plus important que l’image car même sans image on peut suivre un événement, mais sans son...

A une époque où nous sommes saturés d’ondes les micros sans fils sont mis à rude épreuve. Chez Clapnclip, notre filiale spécialisée dans les live, nos ingénieurs du sons scannent toutes les fréquences radios avant de choisir celles ou ils positionnent leurs transmissions, le tout pour éviter un maximum les grésillements et les micro interruptions qui mis bout à bout peuvent rapidement agacer une audience. N'hésitez pas également à valoriser votre événement encore plus en ajoutant un habillage sonore comme des jingles. 
 

6. L’image (configuration à choisir)

La qualité de l’image est également à ne pas négliger. Au contraire, elle est d’autant plus importante pour un événement en Live. Parce que votre évènement live mérite mieux qu’une webcam, des solutions de captation vidéo professionnelle existent. Filmez votre événement avec une ou plusieurs caméras. Il est en effet possible d’utiliser du matériel professionnel pour un rendu de qualité et cela à des prix accessibles à tous. 

D’autre part, la configuration des caméras et des plans, qu’ils soient statiques ou dynamiques, est à définir au préalable. En fonction du type d'événement, les équipes de tournage peuvent installer une ou plusieurs caméras pour suivre les prises de paroles et alterner plans larges et plans serrés. 

Pour les événements avec du public il est aussi important de savoir qui est prioritaire : le public en présentiel ou le live pour les gens à distance. En effet ce critère est important notamment pour l’emplacement des caméras. Car une caméra bien placée sacrifiera nécessairement de bonnes places pour le public.

Enfin, il est possible d’habiller vos vidéos pendant le live avec des éléments visuels préparés à l’avance comme des vignettes, des bannières, des logos des slides, afin de les rendre plus percutantes. Cela renforce véritablement l’identité visuelle de votre événement tout en le dynamisant. 
 

7. Diffusion

En ce qui concerne la diffusion de votre événement live, de nombreuses possibilités s’offrent à vous. A vous de déterminer la plateforme la plus adaptée à votre événement. Nous privilégions par exemple la transmission du Live sur Zoom puisque les fonctionnalités de cette plateforme y sont les plus complètes. Il existe cependant d’autres plateformes de streaming (Webex, Teams, Meet, Skype,...) pour diffuser votre événement en live ou en replay. Il est également possible de diffuser en multicast, à savoir diffuser le flux en direct et en simultané sur votre page Facebook ou votre chaîne YouTube par exemple. 
 

8. Sécurité  

Enfin, le dernier point à ne pas négliger est la sécurité. Il est important de récolter toutes les informations concernant le plan des lieux et les consignes d’évacuation en cas d’incidents. Dans le contexte sanitaire actuel, le respect des gestes barrières et des consignes sanitaires doivent être mis à l’honneur. 
 

Vous l’aurez donc compris, l'organisation d’un live est une tâche complexe mais n’a désormais plus de secret pour vous. Pour vous faciliter la tâche, Clapnclip, la filiale d’Ooshot, propose une offre de captation vidéo en live et vous accompagne dans la réalisation de votre événement. L’équipe Clapnclip s’occupe ainsi de filmer votre événement en installant un mini studio de tournage dans le lieu de votre choix et utilisant du matériel de captation vidéo léger mais professionnel pour un rendu de qualité à un prix accessible. Les équipes de tournages vous accompagnent pendant toute la durée du Live pour s’assurer du bon déroulement de l’événement !